STRUKTUR ORGANISASI DAN TANGGUNG JAWAB

 

STRUKTUR ORGANISASI DAN TANGGUNG JAWAB

             Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, salam sejahtera untuk kita semua semoga selalu dalam lindungan Tuhan yang maha Esa, dengan ini kami ingin menyampaikan informasi mengenai struktur organisasi PT. Ravasia Inter Solusindo.

a.    Struktur organisasi

Organisasi merupakan suatu alat untuk mencapai tujuan yang di tetapkanatas kerja sama, mempunyai bentuk dan susunan yang secara jelas dan formil merumuskan bidang tugas dari tiap-tiap unsur serta menegaskan hubungan kerja sama individu-individu dalam perusahaan. Menyusun struktur organisasi merupakan langkah yang sangat penting untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan didalam organisasi. Dengan adanya struktur organisasi maka akan terlihat pembagian tugas dan tanggung jawab untuk memudahkan dalam mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan perusahaan. Menurut pola hubungan kerja serta lalu lintas wewenang dan tanggung jawab, maka bentuk-bentuk struktur organisasi sebagai berikut :

a.      Organisasi garis

Adalah organisasi dimana tugas-tugas perencanaan, pengomandanan, dan pengawasan berada pada satu tangan dan garis wewenang langsung dari pimpinan kepada bawahan.

b.     Dalam organisasi garis dan staf, wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan kepada bagian-bagian atasan yang dibawahi dalam semua bidang pokok dan kerja tambahan. Staf dibawah puncak pimpinan tidak memiliki wewenang komando melainkan hanya dapat memberikan pertimbangan sesuai dengan keahliannya. Tetapi organisasi besar dan komplek mempunyai ruang lingkup kerja yang besar, dimana pimpinan mendelegasikan beberapa wewenang kepada staf sesuai dengan keahlian mereka. Dalam hal ini staf mengambil keputusan atau perintah kepada bawahan atas nama pimpinan.

c.      Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional adalah organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan pada organisasi semacam ini wewenang pucuk pimpinan dilimpahkan kepada bagian-bagian yang ada bawahannya dalam bidang kerja tertentu dari satuan pelaksanaan yang ada dibawahnya, sepanjang itu menyangkut bidang pekerjaan masing-masing.

Bila dilihat dari bentuk-bentuk struktur organisasi diatas, maka PT. Ravasia Inter Solusindo dapat dikatakan memiliki struktur organisasi garis dan staf, penggunaan struktur organisasi ini dapat memudahkan kesatuan perintah dalam memberikan tugas dan tanggung jawab kepada bawahan. Berikut ini merupakan Strutur organisasi PT. Ravasia Inter Solusindo :

 

b.    Tugas dan Tanggung Jawab Fungsi Terkait

1.     Commissioner/komisaris

Dewan Komisaris adalah organ perseroan yang bertugas melakukan pengawasan secara umum dan atau khusus sesuai dengan anggaran dasar serta memberi nasihat kepada Direksi.

Dewan Komisaris memiliki tugas fiduciary untuk bertindak demi kepentingan terbaik perusahaan dan menghindari semua bentuk benturan kepentingan pribadi. Pengangkatan dan pemberhentian, tugas dan wewenang, serta hak dan kewajiban Dewan Komisaris serta hal-hal lain yang bertalian dengan Dewan Komisaris diatur dalam Anggaran Dasar perusahaan serta ketentuan-ketentuan lain berdasarkan best practices tata kelola bisnis.

2.     Director/Direktur

Secara umum direktur adalah seseorang yang memimpin atau mengawasi bidang tertentu dari sebuah perusahaan. Direktur biasanya melaporkan perkembangan perusahaan langsung kepada wakil presiden atau kepada CEO secara langsung untuk memberi tahu mengenai perkembangan organisasi.

tugas seorang yang menjabat sebagai direktur perusahaan memiliki variasi yang berbeda pada setiap perusahaan. Namun secara umum tugas seorang direktur adalah sebagai berikut.

a.      Mengelola bisnis dan menyusun strategi bisnis untuk kemajuan perusahaan

b.     Melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawan di perusahaan sehingga seluruh kinerja karyawan bisa ditingkatkan atau dipertahankan.

c.      Menentukan dan memilih staf-staf yang membantu dalam perusahaan.

d.     Menyetujui anggaran belanja perusahaan

e.      Mengirim laporan secara rutin ke para pemegang saham

f.      Melakukan pengadaan rapat dengan semua jajaran pada perusahaan tersebut

g.     Menerapkan visi misi perusahaan

Seorang direktur bertanggung jawab penuh atas kerugian PT atau perusahaan yang disebabkan oleh keteledoran mengelola perusahaan yang tidak sesuai dengan peraturan, tujuan serta pedoman dan anggaran dasar perusahaan. Hal ini tidak berlaku apabila ia telah melakukan pengaturan perusahaannya sesuai dengan seluruh peraturan perusahaan dan peraturan hukum yang berlaku. Kebijakan ini sesuai dengan UU No 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas.

3.     Head of Warehous/Kepala Gudang

Kepala gudang adalah orang yang bertugas mengawasi semua pekerjaan berhubungan dengan gudang untuk memenuhi keinginan atau target dari perusahaan tersebut. Karena dalam  sebuah perusahaan jasa logistik atau industri, akan dibutuhkan seorang pekerja yang mampu mengendalikan dan mengoptimalisasi persediaan barang produksi.

Bagi seorang kepala gudang, memahami apa yang akan dilakukannya untuk membuat sesuatu berjalan sesuai dengan keinginan dan kebutuhan perusahaan merupakan tanggung jawabnya.

tugas kepala gudang adalah sebagai berikut.

a.       Menilai segala kegiatan

Menilai segala kegiatan akan menjadi sesuatu yang sangat penting, karena dengan meninjaunya kamu akan memahami apa yang perlu ditingkatkan dan apa yang perlu diperbaiki. Sebaiknya penilaian ini dilakukan sebulan sekali atau tiga bulan sekali.

Tugas kepala gudang adalah sesegera mungkin melakukan perbaikan pekerjaan apabila terdapat kekeliruan, agar inventaris kamu bisa lebih ditingkatkan lagi dengan penilaian atau evaluasi kinerja, baik pada saat rapat atau penyampaian laporan kegiatan.

b.      Melaksanakan hal-hal sesuai SOP

Selanjutnya, tugas kepala gudang adalah memulai segala ketertiban dari keluar masuknya barang. Hal ini harus diawasi dengan sangat hati-hati dan tentunya menggunakan SOP standar yang berlaku agar tidak menyalahi aturan yang sudah ditetapkan serta harus dilakukan secara ketat sesuai perintah atau peraturan.

c.       Menyusun rencana

Seorang kepala gudang adalah orang yang bertanggung jawab dalam membuat perencanaan terlebih dahulu agar pekerjaan dilakukan dengan benar tanpa kesalahan dan kendala. Mulai dari perencanaan pendapatan barang, penyimpanan barang sampai barang didistribusikan dengan cepat dan dikembalikan ke konsumen. 

d.    Tugas kepala gudang selanjutnya yaitu menjadi seorang pemimpin yang menjadi pimpinan bagi bawahannya. Selain itu, kepala gudang juga menjadi contoh bagi karyawan yang bekerja dengannya.

e.    Menginspeksi alur penerimaan dan pengiriman produk dengan teliti

Tugas kepala gudang yang terakhir adalah memastikan tujuan barang dan keadaan barang berada di tempat yang sama, dicek kembali setiap akhir bulan. Setiap barang yang masuk dan tidak terkirim akan diperbarui segera setelah barang disimpan dengan rapi.

4.     Administration/staff Administrasi

Staff administrasi adalah sebuah profesi yang umum dibutuhkan perusahaan dengan tugas mengorganisir dan memastikan kegiatan yang bersifat administratif atau ketatausahaan perusahaan berjalan dengan baik dan lancar.

Seorang admin erat dengan kegiatan surat menyurat, pencatatan, menyusun dan memasukkan data, pembukuan, mengatur agenda dan hal-hal lain yang sifatnya teknis demi mendukung pencapaian tujuan organisasi.

tugas staff admin secara umum:

a.      Melakukan aktivitas pembukuan dasar.

b.     Merencanakan dan mengatur jalannya rapat atau konferensi.

c.      Menulis dan mendistribusikan notulen rapat ke semua pihak yang memerlukannya.

d.     Menjaga dokumen perusahaan baik yang bentuknya fisik atau digital.

e.      Mengatur dan menyediakan berbagai dokumen yang diperlukan, misalnya laporan atau dokumen informasi.

f.      Melakukan penyortiran dan pendistribusian surat.

g.     Mencari solusi dan menyelesaikan apabila terjadi masalah administrasi, menganalisis data, dan menyusun laporan.

h.     Memelihara dan menata perlengkapan kantor.

i.       Memastikan ketersediaan alat tulis kantor di perusahaan.

j.       Korespondensi bisnis.

k.     Mengkoordinasikan ruang kerja, komputer, dan persediaan lainnya dengan departemen IT untuk karyawan baru

5.     Quality Control (QC)

Quality Control adalah salah satu bagian dari manajemen produksi yang mempunyai peran dan aturan hukum tertentu dalam pengkontrolan pada proses pengemasan hingga mengeluarkan produk-produk tersebut untuk dipasarkan dengan menjamin kualitas dan kuantitas produk perusahaan tersebut. Pekerjaan Quality Control sangat mengutamakan ketelitian dalam menilai kualitas produk-produk serta menjunjung tinggi kepuasan konsumen terhadap produk-produk yang dipasarkan.

Quality Control memiliki tugas dan kewenangan yang bervariasai, tergantung pada industri di mana mereka bekerja. Mereka berwenang untuk menerima atau menolak produk yang akan dipasarkan. Ketika tim QC menemukan cacat pada hasil produksi, mereka berwenang untuk meminta produk yang cacat tersebut ditarik kembali untuk perbaikan.

Sedangkan berikut ini adalah tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh seorang Quality Control:

a.      Memantau dan menguji perkembangan semua produk yang diproduksi oleh perusahaan.

b.     Memverifikasi kualitas produk

c.      Memonitor setiap proses yang terlibat dalam produksi produk.

d.     Memastikan kualitas barang produksi sesuai standar agar lulus pemeriksaan.

e.      Merekomendasikan pengolahan ulang produk-produk berkualitas rendah.

f.      Melakukan dokumentasi inspeksi dan tes yang dilakukan pada produk dari sebuah perusahaan.

g.     Membuat analisis catatan sejarah perangkat dan dokumentasi produk sebelumnya untuk referensi di masa mendatang.

h.     Membuat Pembukuan Personal QC / QCA

6.     Manager Marketing

Marketing manager adalah salah satu jabatan struktural di sebuah tim marketing perusahaan. Ia adalah pemimpin semua kampanye pemasaran perusahaan dan mengatur semua strategi pemasaran yang dibuat. Peran yang amat besar ini menjadikan marketing manager sebagai salah satu posisi vital di sebuah perusahaan.

berikut beberapa tanggung jawab dan deskripsi pekerjaan yang akan dijalankan dalam peran tersebut:

a.      Memimpin inisiasi promosi produk marketing manager

Hal utama yang dilakukan oleh figur pada posisi ini adalah menginisiasi promosi produk. Untuk memulai inisiasi produk, dibutuhkan data penjualan dan pengguna. Dari data tersebut, akan ditentukan produk mana yang perlu diinisiasi ulang untuk memperbaiki penjualan.

b.     Mengoordinasikan strategi pemasaran marketing manager

Strategi diperlukan untuk memastikan agar proses marketing berhasil. Di sini peran seorang marketing manager menjadi penting karena lewat intuisinya, ia akan mengetahui strategi apa yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan untuk memasarkan produknya.

 

c.      Mengatur budget untuk setiap kampanye/iklan marketing manager

Setiap kampanye yang dilakukan oleh tim marketing memiliki tujuan yang berbeda-beda. Nah, di sinilah tugas marketing manager untuk memastikan setiap kampanye yang memiliki tujuan besar malah memiliki budget lebih sedikit dibandingkan kampanye dengan tujuan kecil.

d.     Memonitor pertumbuhan perusahaan marketing manager

Setiap proses marketing yang dilakukan oleh perusahaan pasti akan dievaluasi. Salah satu evaluasinya adalah mengenai pertumbuhan perusahaan, mulai dari tingkat kepercayaan pengguna terhadap produk yang dijual hingga seberapa jauh pengguna mau terus menggunakan produk tersebut.

e.      Mencoba proses marketing baru marketing manager

Untuk memperbesar kemungkinan menggaet calon pengguna. Proses seleksi ini menjadi tugas marketing manager. Ia harus mencari hal baru, mulai dari strategi hingga channel marketing, dan menyeleksi kemungkinan yang akan terjadi.

7.     Digital marketing

Digital marketing dapat diartikan sebagai kegiatan pemasaran atau promosi suatu merek atau brand produk atau jasa yang dilakukan melalui media digital. Tujuan pemasaran ini adalah menjangkau sebanyak-banyaknya pelanggan dengan cara yang efisien, relevan, dan efisien.

Digital marketer bertanggung jawab atas branding produk yang dihasilkan perusahaan. Dalam membangun brand awareness dan berkomunikasi dengan konsumen, seorang digital marketer menggunakan channel-channel digital seperti e-mail, website, juga media sosial. Karena pemanfaatan teknologi digital dalam dunia pemasaran diyakini dapat menjangkau konsumen lebih maksimal.

8.     Design & creator

adalah proses secara tidak langsung dan langsung mendesign dan mempromosikan bisnis atau merek melalui konten teks, video, atau audio yang bernilai tambah baik secara online maupun offline. Hal itu bisa terjadi dalam bentuk long-form (seperti blog, artikel, e-book, dan sebagainya), short-form (seperti, update Twitter, update Instagram, update tiktok, update Facebook, gambar, dan sebagainya), atau bentuk percakapan (misalnya, sharing konten melalui Twitter atau berpartisipasi dalam diskusi aktif via komentar blog atau melalui forum online).

Semoga informasi yang kami berikan bermanfaat bagi Bapak/Ibu, atas perhatian Bapak/Ibu kami sampaikan terima kasih. Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.